Ben jij nauwkeurig, pragmatisch, positief ingesteld, ontzorgend en beschik je over een proactieve houding? Hou je van afwisselend werk? Lees dan verder.

Als Managementassistent ben je zowel de spin in het web als de onmisbare steun voor de Directeur-bestuurder, het Managementteam (MT) en de Raad van Toezicht (RvT). Je hebt gevoel voor de verhoudingen binnen de organisatie en kunt vanuit verschillende perspectieven beredeneren en handelen. Je bent verantwoordelijk voor de secretariële ondersteuning, het interne en externe aanspreekpunt en je bent van alle ins en outs op de hoogte. Het takenpakket is uitgebreid en divers. Je hebt zowel een adviserende als een uitvoerende rol in de organisatie. Je coördineert, regelt en organiseert van allerlei interne activiteiten voor en namens de directeur-bestuurder, het MT, de Ondernemingsraad (OR) en de RvT.

Wat ga je doen?

• Je gebruikt je expertise en ervaring om de huidige administratieve organisatie (zowel intern als extern) te verbeteren en veranderingen proactief door te voeren. Je brengt hiervoor advies uit aan de Manager Bedrijfsvoering.
• Je bent verantwoordelijk voor het voorbereiden en opstellen van vergaderstukken en de verslaglegging van vergaderingen van de directeur-bestuurder, MT-, OR- en RvT en tal van andere vergaderingen en bijeenkomsten.
• Je stelt managementrapportages en beleidsdocumenten op en begeleidt zowel inhoudelijk als organisatorisch het proces van subsidieverantwoording.
• Je draagt zorg voor het coördineren en administreren van sollicitatieprocedures en bent op dit gebied vraagbaak voor managers en overige werknemers.
• Je verzorgt de administratie en het secretariaat van de directeur-bestuurder, managers en toezichthouders.
• Je zorgt voor een nauwkeurige afhandeling van correspondentie op directieniveau en je houdt het (digitale) archief op orde.
• In nauwe samenwerking met het team Marketing en Communicatie zorg je voor een effectieve interne communicatie vanuit de directie en het managementteam.
• Je organiseert en assisteert bij organisatie brede activiteiten en evenementen.
• Je maakt en coördineert jaarplanningen voor terugkerende bijeenkomsten in de organisatie.
• Je zorgt voor een fijne kantooromgeving voor al je collega’s.

Wie ben je?

• Je beschikt over een HBO werk en denkniveau en hebt aanzienlijke ervaring in het ondersteunen van managementteams.
• Je bent enthousiast, integer, stressbestendig, nauwkeurig, proactief en zelfstandig.
• Je hebt een sterk gevoel voor verhoudingen, bent representatief en beschikt over uitstekende organisatorische vaardigheden.
• Je beschikt over goede communicatieve skills (mondeling en schriftelijk) en digitale vaardigheden.
• Je wilt zowel adviserend als uitvoerend aan de slag.
• Samenwerken zit in je DNA en je gaat vertrouwelijk met informatie om.
• Je bent flexibel inzetbaar, zowel overdag als ’s avonds. Natuurlijk maken we vooraf afspraken over wat wel en wat niet haalbaar is voor jou.

Wat kunnen wij je bieden?

• Een organisatie die volop in ontwikkeling is en je ruimte biedt om te groeien en jezelf te ontwikkelen. Een baan waarin je met je team concrete waarde toevoegt aan de samenleving.
• Een leuk team met afwisseling en uitdaging in je functie.
• Volop ruimte voor jouw persoonlijke inbreng, ontwikkeling en ondernemerschap.
• De mogelijkheid om gedeeltelijk vanuit huis te werken.
• Een gratis abonnement op de bibliotheek en toegang tot online cursussen.
• Inschaling vindt plaats in schaal 8 van de CAO Openbare Bibliotheken. We starten met een tijdelijke arbeidsovereenkomst, met de intentie om deze te verlengen voor onbepaalde tijd.

Interesse?

Heb je vragen over de vacature en organisatie, dan nodigen we je van harte uit contact op te nemen met Robin Verleisdonk via r.verleisdonk@bibliotheekhelmondpeel.nl of 06 86 88 04 98.

Je kunt tot en met zondag 9 februari je interesse kenbaar maken door het sturen van een motivatiebrief met CV naar Rianne Vriens, e-mail:  r.vriens@bibliotheekhelmondpeel.nl. De sollicitatiegesprekken zullen plaatsvinden op maandagmiddag 17 februari of woensdag 19 februari.